Cum Completez Declarația Intrastat Pas cu Pas

Completarea declarației Intrastat poate părea complicată la prima vedere, dar cu instrumentele potrivite și o metodologie clară, devine o rutină lunară care durează mai puțin de o oră. Iată tutorialul complet, pas cu pas.

Pasul 1 — Colectează facturile intracomunitare

Adună toate facturile de achiziție sau vânzare intracomunitară din luna de raportat. Filtrează din contabilitate toate tranzacțiile cu parteneri din alte state membre UE care implică mișcare de bunuri fizice.

Nu include serviciile — Intrastat vizează exclusiv bunurile materiale.

Pasul 2 — Organizează datele în Excel

Creează sau actualizează un fișier Excel cu structura de bază necesară:

• Coloana A: Data facturii
• Coloana B: Număr factură
• Coloana C: Cod NC produs (8 cifre)
• Coloana D: Descriere produs
• Coloana E: Cantitate
• Coloana F: Unitate de măsură
• Coloana G: Valoare factură
• Coloana H: Monedă
• Coloana I: Cheltuieli transport
• Coloana J: Țară parteneră

Descarcă template-ul ProgramIntrastat din platformă — structura este deja optimizată pentru import direct.

Pasul 3 — Identifică codurile NC

Pentru fiecare produs, identifică codul NC corect (8 cifre). Codurile NC se găsesc în:

• Nomenclatorul Combinat 2026 publicat de Comisia Europeană
• Platforma ProgramIntrastat (căutare full-text, peste 14.000 coduri)
• Declarații anterioare ale firmei (dacă produsele sunt aceleași)
• Documentele de import/export anterioare (DVI, CMR)

Pasul 4 — Calculează valorile statistice

Pentru fiecare rând, calculează valoarea statistică:

1. Ia valoarea din factură
2. Adaugă cheltuielile de transport până la frontiera română (pro-rata dacă factura conține mai multe produse)
3. Adaugă asigurarea (dacă este separată)
4. Convertește la cursul BNR din ziua facturii

ProgramIntrastat face automat pașii 3 și 4 — descarcă cursul BNR și calculează valoarea statistică.

Pasul 5 — Importă în ProgramIntrastat

Cu fișierul Excel pregătit, importul în ProgramIntrastat durează câteva secunde:

1. Autentifică-te în cont
2. Selectează firma și luna de raportat
3. Click pe „Importă Excel" și selectează fișierul
4. Platforma procesează automat datele și afișează eventualele erori

Pasul 6 — Corectează erorile semnalate

ProgramIntrastat semnalează automat:

• Coduri NC invalide sau expirate
• Câmpuri obligatorii lipsă
• Valori statistice care par anormale
• Coduri de TVA invalide (dacă activezi validarea VIES)

Corectează fiecare eroare semnalată înainte de a genera XML-ul.

Pasul 7 — Generează și transmite XML-ul

Cu datele validate, click pe „Generează XML". Descarcă fișierul și încarcă-l în portalul INS. Salvează confirmarea de primire.

Citește mai mult:

• Ghid detaliat completare Intrastat
• Import date din Excel — detalii tehnice
• Generare fișier XML pentru INS